eÁFA-átállási ellenőrzőlista

1. Felkészültség felmérése

Adózási vagy pénzügyi vezető; könyvelőirodában az ügyfélért felelős munkatárs.

• 1.1 Rögzítettük az érintett vállalatokat, bevallási időszakokat, jelenlegi szoftvereket és a folyamatban részt vevő munkatársakat.
• 1.2 Felmértük a jelenlegi áfaanalitika, adatkapcsolatok és adókódok állapotát; a hiányosságokat külön feladatlistába írtuk.
• 1.3 Kijelöltük, ki készíti elő az adatokat, ki ellenőrzi a bevallást, ki hagyja jóvá és ki végzi a benyújtást; a helyettesítést is tisztáztuk.
• 1.4 Összeállítottuk a bevezetés ütemezését, az első éles időszakot és a belső ellenőrzésekre rendelkezésre álló időt.

Kapcsolódó útmutató: A NAV az eÁFA-ról kérdez: hol tartasz?

2. Bevallási csatorna kiválasztása

Pénzügyi / adózási vezető és a szoftverért felelős munkatárs.

• 2.1 Összevetettük a webes felületet, az XML-feltöltést és az M2M-kapcsolatot a bevallások mennyisége, az adatforrások és az automatizálási igény alapján.
• 2.2 A szoftverszállítóval ellenőriztük, hogy a választott csatornához milyen export, integráció, licenc vagy fejlesztés szükséges.
• 2.3 Könyvelőirodában ügyfelenként rögzítettük a csatornát és azt, hogy az adat-előkészítés, az ellenőrzés és a benyújtás hol történik.
• 2.4 Dokumentáltuk a csatornaválasztást, a kapcsolódó költségeket, a támogatási elérhetőségeket és a kiesés esetére követendő eljárást.

Kapcsolódó útmutató: Webes felület, XML-feltöltés vagy M2M?

3. Adatforrások és felelősök tisztázása

Főkönyvelő / áfaanalitika-felelős, szükség szerint az IT bevonásával.

• 3.1 Felsoroltuk a bevalláshoz használt adatforrásokat, és minden forráshoz kijelöltük az adatot átadó és ellenőrző személyt.
• 3.2 Ellenőriztük az időszakot, a bizonylatok teljességét, az ismétlődő tételeket és az adatok egyezőségét a könyveléssel.
• 3.3 Külön összegyűjtöttük a bevallási döntéseket, nyilatkozatokat és az érintett ügyletekhez szükséges kiegészítő adatokat.
• 3.4 A választott csatornához szükséges adatokat és exportot előállítottuk; a hiányzó vagy kézzel kiegészítendő mezőket rögzítettük.

Kapcsolódó útmutató: Milyen adatokból áll össze az eÁFA-bevallás?

4. Áfakódok megfeleltetése

Adózási szakértő / főkönyvelő és a szoftver beállításaiért felelős munkatárs.

• 4.1 Leltárba vettük a ténylegesen használt belső áfakódokat, és mindegyikhez rögzítettük a NAV standard adókód-megfeleltetést.
• 4.2 Külön ellenőriztük a saját működésben előforduló kivételeket, például a fordított adózást, a levonási korlátozásokat és a módosító bizonylatokat.
• 4.3 A megfeleltetést reprezentatív mintatételeken kipróbáltuk; nem csak a kulcsot, hanem az ügylet tartalmát is ellenőriztük.
• 4.4 Rögzítettük a megfeleltetési tábla verzióját, jóváhagyóját és a későbbi adókódváltozások kezelésének rendjét.

Kapcsolódó útmutató: Az áfakódtól a NAV-adókódig

5. Felhasználók és jogosultságok beállítása

A hozzáférések kezelésére jogosult személy, a könyvelési és IT-felelős bevonásával.

• 5.1 Azonosítottuk a választott csatornához szükséges NAV-felhasználókat és jogosultságokat, valamint a beállításra jogosult személyt.
• 5.2 Ügyfelenként és környezetenként ellenőriztük a tényleges hozzáférést; a teszt- és éles beállításokat elkülönítettük.
• 5.3 M2M esetén ellenőriztük a technikai felhasználó és a kapcsolat beállításait; a hitelesítési adatokhoz csak az arra kijelölt személyek férnek hozzá.
• 5.4 A használt szoftverben ellenőriztük az előkészítés, a jóváhagyás és a beküldés szerepköreit, illetve a hozzáférés megszüntetésének és helyettesítésének rendjét.

Kapcsolódó útmutató: eÁFA-regisztráció: felhasználók és jogosultságok

6. Próbabevallás a tesztkörnyezetben

Könyvelési / adózási felelős és az integrációért felelős munkatárs.

• 6.1 Kiválasztottunk egy lezárt, korábban bevallott időszakot, és megőriztük az összehasonlításhoz szükséges analitikát és bevallást.
• 6.2 A tesztelést a tesztkörnyezetben végeztük; az alkalmazható adat-előkészítési, exportálási vagy kapcsolati lépéseket dokumentáltuk.
• 6.3 Összevetettük a saját adatokból számított összegeket a korábbi bevallással; az eltérések okát és javítását tételesen rögzítettük.
• 6.4 Kipróbáltuk a javítás és az ismételt feldolgozás menetét; a tesztkörnyezetben nem ellenőrizhető lépéseket külön nyitott pontként jelöltük.

A NAV tesztkörnyezete nem az éles feldolgozás teljes másolata. A tesztben kapott visszajelzést és a vizsgálható lépéseket a környezet sajátosságaival együtt értékeld; a tesztjegyzőkönyvben rögzítsd, mi maradt külön ellenőrzendő. NAV · #364

Kapcsolódó útmutató: Próbabevallás az eÁFA tesztkörnyezetében

7. NAV-visszajelzések feldolgozása

Bevallást ellenőrző munkatárs; technikai kérdésnél az integráció felelőse.

• 7.1 Rögzítettük a NAV-üzenet kódját, környezetét, időszakát, érintett verzióját és az azonosítót, amellyel visszakereshető.
• 7.2 Elkülönítettük a benyújtást akadályozó hibákat és az értékelést igénylő figyelmeztetéseket; minden üzenethez kijelöltünk intézkedést.
• 7.3 A hibás tételt visszavezettük az adatforráshoz, javítottuk és az alkalmazható folyamat szerint újra ellenőriztük.
• 7.4 A figyelmeztetések elfogadásának indokát vagy a javítást dokumentáltuk; a nyitott kérdéseket a szakmai felelősnek vagy a támogatásnak átadtuk.

Kapcsolódó útmutató: Hiba vagy figyelmeztetés?

8. Benyújtás és utókövetés

Benyújtásra jogosult munkatárs és a bevallás szakmai jóváhagyója.

• 8.1 Az első éles benyújtás előtt az időszakot, a végleges adatokat, a kapcsolódó döntéseket és a jóváhagyást ismét ellenőriztük.
• 8.2 Rögzítettük a benyújtási műveletet és annak eredményét; a feltöltési vagy feldolgozási állapotot nem tekintjük a benyújtás igazolásának.
• 8.3 A választott csatornán ellenőriztük a benyújtás eredményét; M2M esetén a SUBMITTED státuszt és az érintett verziót is rögzítettük.
• 8.4 Archiváltuk a végleges adatokat, azonosítókat és visszajelzéseket; kijelöltük a későbbi üzenetek, javítások és következő időszakok felelősét.

Kapcsolódó útmutató: Mikor tekinthető benyújtottnak az eÁFA-bevallás?

Nyitott tételek és nem releváns pontok

Döntés az első éles benyújtás előtt

• A nyitott tételeket áttekintettük; nincs az éles indulást akadályozó, rendezetlen kérdés.
• A szakmai és technikai felelős elfogadta a saját területének eredményeit és a fennmaradó korlátok kezelését.
• Az első éles időszak, a benyújtó, a helyettes és a támogatási elérhetőségek rögzítve vannak.